GDPR

Informace o zpracování osobních údajů a poučení o právech v souvislosti s ochranou osobních údajů zákazníků a obchodních partnerů cestovní agentury ExperienCZE s.r.o.

Úvodní informace

Prosíme, věnujte pozornost tomuto dokumentu, jehož prostřednictvím Vám poskytujeme informace o zpracování Vašich osobních údajů a o právech souvisejících se zpracováváním Vašich osobních údajů v rámci naší činnosti, tedy v souvislosti se službami, které Vám poskytujeme, příp. v rámci našich dalších obchodních vztahů. Jakékoliv nakládání s osobními údaji se řídí platnými právními předpisy, zejména zákonem. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění, a nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informačních společnosti, ve znění pozdějších předpisů. V souladu s ustanovením čl. 13 a následující GDPR Vám jako tzv. subjektům údajů poskytujeme následující informace.

1. Kdo je správcem vašich osobních údajů?

Správcem Vašich osobních údajů je společnost ExperienCZE s.r.o. se sídlem U Školky 318/12, 326 00, Plzeň, Česká republika, IČ: 08750807 zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 38699 (dále „Správce“ nebo „ExperienCZE“).

Ke komunikaci s ExperienCZE se můžete obrátit na e-mailovou adresu info@experiencze.eu nebo písemně na korespondenční adresu U Školky 318/12, 326 00, Plzeň, Česká republika.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, abychom Vám mohli nabízet a poskytovat naše služby, jednotlivé i soubory služeb a zákaznickou podporu, pro účely plnění smlouvy, dále abychom dodrželi naše zákonné povinnosti a také abychom chránili i naše oprávněné zájmy.

Shromažďujeme osobní údaje o našich dodavatelích a zákaznících, včetně potenciálních klientů, kteří mají o naše služby zájem nebo kteří nám dali souhlas, abychom je mohli oslovovat s nabídkou našich služeb. Zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:

a) Základní identifikační údaje
Základní identifikační osobní údaje jsou součástí každé smlouvy, kterou s ExperienCZE uzavíráte. A to i v rámci on-line nákupu nebo poptávky služeb. Patří mezi ně zpravidla titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště (ulice a číslo, obec, PSČ, země pobytu), číslo cestovního dokladu, datum jeho vydání a platnosti, kód vydávající země, státní občanství, pohlaví, podpis. Pokud podnikáte, pak obchodní firma, IČ a sídlo.
b) Kontaktní údaje
Mezi kontaktní údaje patří jméno a příjmení, kontaktní adresa (ulice a číslo, obec, PSČ, země pobytu), e-mail, telefon.
c) Fakturační a platební údaje
Jedná se o bankovní spojení, údaje o platbách záloh a doplatků cen zakoupených služeb. V případě úhrady za služby on-line se může jednat i o číslo platební karty.
d) Informace sdělené Vámi v emailové konverzaci nebo jiné interakci s Vámi
e) Údaje pro zprostředkování formálních dokumentů (licencí, průkazů, víz atd.)
V případě, že žádáte ExperienCZE o zprostředkování formálních dokumentů (např. udělení licencí, průkazů, víz) či pomoc s udělením u příslušných zastupitelských úřadů, k uzavření a ke splnění takové smlouvy o zprostředkování poskytujete ke zpracovávání základní identifikační a kontaktní údaje a současně poskytujete ke zpracovávání další údaje, informace a dokumenty v rozsahu stanovené zastupitelskými úřady příslušných zemí, které jsou obsaženy v jednotlivých žádostech, formulářích a příslušných úřadů nebo dokumentech ExperienCZE zpracovaných v souladu s požadavky zastupitelských úřadů příslušných zemí, kterými mohou být například fotografie, rodné příjmení, jméno a příjmení rodičů, informace o Vašich cestách, o zaměstnání, podnikání, zdravotním stavu, příp. další požadované doklady atd.
f) Fotografie a videozáznamy
V případě, že k tomu zákazník vysloví předchozí výslovný souhlas, je ExperienCZE oprávněna z jeho pobytu a čerpání služeb pořizovat fotografie a videozáznamy během čerpání služeb a následně je použít za účelem marketingu v rámci propagačních materiálů. Obdobně je tomu tak, pokud zákazník předá ExperienCZE vlastní fotografie a videozáznamy.

3. Pro jaké účely zpracováváme osobní údaje

Pro lepší orientaci, pro jaké účely zpracováváme Vaše osobní údaje, jsme zpracovávání rozdělily na dvě základní části, a to kdy je třeba Váš výslovný souhlas a kdy ne.

3.1. Zpracovávání osobních dat bez nutnosti Vašeho souhlasu (zákonné zpracovávání)

a) Zpracovávání osobních údajů o zákaznících a dodavatelích pro účely smlouvy
Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely nabídky, smlouvy a dalších dokumentů nutných k poskytnutí požadované služby nebo souboru služeb, nebo poskytnutí jiného plnění, vč. nezbytné komunikace ExperienCZE se zákazníkem (či dodavatelem) za účelem plnění smlouvy. Pracujeme s nimi zejména při jednání o uzavření smlouvy, při jejím uzavření, její změny nebo správy Vaší smlouvy a pro splnění smlouvy. Stejná nutnost platí při poptávce a sjednání služby nebo souboru služeb on-line. V takovém případě jsou zpracovávány Vaše osobní údaje v rozsahu, který je nezbytný pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na základě Vaší žádosti/poptávky ke zpracování rezervace služeb poskytovaných ExperienCZE, nebo žádosti/poptávky ke zprostředkování služeb nebo pro vlastní uzavření smlouvy a její splnění. Jedná se o všechny údaje, které jsou uvedeny ve smlouvě nebo v rezervaci služeb vč. jejich změn. V případě smluv o zprostředkování udělení víz pak o všechny údaje uvedené v žádostech a formulářích a v přiložených dokumentech/dokladech nutných pro udělení víz dle požadavků příslušných zastupitelských úřadů dle platných právních předpisů daného státu. Poskytnutí Vašich osobních údajů pro tento účel je zcela dobrovolné, je však nezbytné pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na základě Vaší žádosti/poptávky, pro uzavření příslušné smlouvy a jejího splnění. V případě neposkytnutí požadovaných osobních údajů k tomuto účelu s Vámi ExperienCZE nemůže jednat a přijmout nezbytná opatření před uzavřením smlouvy ani uzavřít smlouvu a zajistit splnění z ní vyplývajících práv a povinností.
b) Zpracovávání osobních údajů pro účely plnění právní povinnosti
Po ukončení Vaší smlouvy ExperienCZE uchovává a zpracovává Vaše osobní údaje uvedené ve smlouvě za účelem plnění svých právních povinností, a to v rozsahu, za podmínek a pro účely stanovené platnými obecně závaznými právními předpisy. Jedná se zejména o daňové předpisy, předpisy o účetnictví a archivnictví apod.
c) Zpracovávání osobních údajů pro účely oprávněných zájmů Správce
Po ukončení Vaší smlouvy je ExperienCZE oprávněna zpracovávat Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu uvedeném pro účely oprávněných zájmů Správce. Oprávněný zájem společnosti ExperienCZE jako Správce je:
- informovat Vás a nabízet Vám služby a produkty cestovní agentury ExperienCZE, tj. zpracovávat Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu a to v rozsahu titul, jméno a příjmení, bydliště, kontaktní adresa, e-mail a telefonní číslo;
- obhajovat právní nároky, tj. zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu uvedeném ve smlouvě, vč. kontaktních a fakturačních údajů.

3.2. Zpracovávání osobních dat s Vaším výslovným souhlasem

Zpracování osobních údajů pro účely marketingu

Pokud jste nebyl/a zákazníkem ExperienCZE, ale máte zájem být informován o našich službách a pokud k tomu udělíte výslovný souhlas, zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely marketingu. Činnosti spadající pod tento účel zahrnují zejména nabízení produktů a služeb poskytovaných společností ExperienCZE, šíření obchodních sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informačních společnosti, ve znění pozdějších předpisů, a to zejména formou e-mailových zpráv, zpráv zasílaných na mobilní zařízení prostřednictvím telefonního čísla (SMS, MMS), a v neposlední řadě písemnou formou prostřednictvím poštovních služeb nebo formou telefonického volání. Za tímto účelem ExperienCZE zpracovává Vaše identifikační osobní údaje v rozsahu titul, jméno, příjmení, bydliště, kontaktní údaje dle čl. 2. tohoto dokumentu.

ExperienCZE, pokud zákazník vysloví předem výslovný souhlas, může pořizovat během čerpání služeb fotografie a videozáznamy, nebo pokud zákazník poskytne takové fotografie a záznamy ExperienCZE, zpracovává tyto fotografie a záznamy za účelem marketingu v rámci propagačních materiálů, a to jak v katalozích či v jiných nabídkách služeb poskytovaných ExperienCZE v hmotné a elektronické podobě, tak na webových stránkách ExperienCZE a sociálních sítích.

Poskytnutý souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, jakož i souhlas k pořizování a používání fotografií a videozáznamů z čerpání služeb k marketingovým účelům dle tohoto ustanovení, je zcela dobrovolný, bez udělení Vašeho souhlasu se zpracováváním Vašich osobních údajů Vám nebudou zasílány nabídky a produkty služeb poskytovaných ExperienCZE, šířeny obchodní sdělení, a ani nebudeme pořizovat a využívat Vaše fotografie a videozáznamy během čerpání služeb v rámci propagačních materiálů, a to jak v hmotné podobě či elektronicky, tak na webových stránkách a sociálních sítích.

Souhlas se zpracováváním Vašich osobních údajů, s pořizováním a používáním Vašich fotografií a videozáznamů k marketingovým účelům dle tohoto ustanovení můžete kdykoliv odvolat na kontaktech uvedených v čl. 6 JAK MOHU ODVOLAT SOUHLAS SE ZPRACOVÁVÁNÍM OSOBNÍCH tohoto dokumentu.

4. Po jakou dobu zpracováváme osobní údaje

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou.

a) Zpracovávání osobních údajů bez nutnosti Vašeho souhlasu dle ustanovení bodu 3.1.
- Vaše osobní údaje poskytnuté a zpracovávané v rozsahu pro provedení opatření před uzavřením příslušné smlouvy Vámi poskytnuté osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou pro provedení takových opatření před uzavřením smlouvy. Pokud smlouva nebude uzavřena, budou Vámi poskytnuté osobní údaje uchovávány a zpracovávány pouze po dobu nezbytnou pro plnění právních povinností a oprávněných zájmů ExperienCZE.
- Vaše osobní údaje poskytnuté a zpracovávané pro uzavření a splnění smlouvy zpracováváme a uchováváme po dobu trvání s Vámi uzavřené smlouvy, abychom Vám mohli poskytnout či zprostředkovat služby v souladu s takovou smlouvou či poskytnout jiné plnění dle smlouvy. Po ukončení smluvního vztahu a vypořádání veškerých závazků plynoucí či související s uzavřenou smlouvou uchováváme Vaše osobní údaje v rozsahu pro uzavření a splnění smlouvy po dobu nutně nezbytnou za účelem zajištění plnění právních povinností a oprávněných zájmů ExperienCZE po dobu nezbytně nutnou. Doba uchování Vašich osobních údajů je stanovena zejména občanským zákoníkem, dále pak i daňovými předpisy, předpisy o účetnictví, o archivnictví apod.
b) Zpracovávání osobních údajů s Vaším výslovným souhlasem dle ustanovení bodu 3.2.
Pokud jste nám udělili souhlas ke zpracování Vašich osobních údajů pouze pro účely marketingu, zpracováváme Vaše osobní údaje po dobu 5 let od udělení souhlasu, nebo do doby odvolání Vašeho souhlasu s jejich zpracováváním, nebo podání námitky.

5. Jak/odkud získáváme osobní údaje

Osobní údaje získáváme:

- a) přímo od Vás - zákazníka (či dodavatele), tj. subjektu osobních údajů, při jednání o smlouvě k provedení opatření před uzavřením smlouvy, při uzavření smlouvy a v průběhu trvání a plnění smlouvy;
- b) od třetích osob, kteří jsou k tomu oprávněny na základě Vašeho smluvního nebo jiného zastoupení k jednání o provedení opatření před uzavřením smlouvy, pro uzavření smlouvy a plnění takové smlouvy ve prospěch třetích osob dle ustanovení § 1767 a násl. občanského zákoníku, nebo i k jiným konkrétně uvedeným účelům;
- c) z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, evidence plátců DPH apod.).

6. Jak mohu odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely, kde je nutný souhlas

Souhlas se zpracováváním Vašich osobních údajů pro účely marketingu, šíření obchodních sdělení a rovněž i souhlas pořizování a používáním Vašich fotografií a videozáznamů během čerpání služeb pro účely marketingu je založen na Vašem dobrovolném rozhodnutí. To znamená, že takový souhlas nemusíte udělit, nebo jej můžete kdykoliv odvolat. Pokud k takovému rozhodnutí dospějete, je nám to líto, avšak plně Vaše rozhodnutí respektujeme.

Co by mělo Vaše písemné odvolání souhlasu zpravidla obsahovat

- - Kdo odvolání souhlasu se zpracováváním osobních údajů podává. Uveďte prosím jméno, příjmení a adresu.
  - Uveďte prosím, k jakému konkrétnímu účelu zpracování Vašich osobních údajů se Vaše odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů vztahuje.

Jak souhlas se zpracováním osobních údajů můžete odvolat a kam jej adresovat

Souhlas se zpracováváním Vašich osobních údajů lze odvolat:

- - Prohlášením zaslaným na e-mailovou adresu info@experiencze.eu nebo písemně na korespondenční adresu U Školky 318/12, 326 00, Plzeň, Česká republika.

7. Kdy zpracováváme vaše osobní údaje, aniž byste s námi uzavřeli smlouvu

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i v případech, kdy jste s naší společností neuzavřeli smlouvu. Jde o případy, kdy smlouvu s ExperienCZE uzavírá jiná osoba (právnická nebo fyzická) ve Váš prospěch dle ustanovení §1767 a násl. občanského zákoníku. Jedná se tak především o případy, kdy jste na smlouvě uvedeni zpravidla jako účastníci aktivit nebo jednotlivých služeb apod. V těchto případech jsou Vaše osobní údaje ExperienCZE zpracovávány v rozsahu za účelem splnění smlouvy a k účelům, kdy není vyžadován souhlas subjektu osobních údajů.

8. Jakými způsoby údaje zpracováváme

Zpracovávání Vašich osobních údajů je prováděno jak manuálně, tak automatizovaně v elektronické formě v informačních systémech ExperienCZE, jako jsou IT aplikace, software apod. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány vybranými zaměstnanci ExperienCZE a pověřenými zpracovateli. Před předáním Vašich osobních údajů pověřeným zpracovatelům je vždy uzavřena písemná smlouva upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké jsou v souladu s právními předpisy dodržovány v ExperienCZE.

9. Kdo má přístup k vašim osobním údajům

Pro účely zpracovávání Vašich osobních údajů má k Vašim osobním údajům přístup ExperienCZE jako Správce, jeho pověření zaměstnanci a dále také smluvní zpracovatelé pověření ke zpracovávání Vašich osobních údajů, a to především poskytovatelé IT, účetních a daňových služeb, zprostředkovatelé, s nimiž jednáte o uzavření smlouvy a uzavíráte smlouvy jménem a na účet ExperienCZE, smluvní dodavatelé služeb, kteří zprostředkovávají zajištění služeb u přímých poskytovatelů služeb cestovního ruchu (ubytovacích, stravovacích, dopravních apod.).

10. Komu jsou předávány vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje zpracovávané ExperienCZE pro účely provedení opatření před uzavřením smlouvy, při jednání o uzavření smlouvy, pro uzavření smlouvy, pro její změny nebo správy Vaší smlouvy a pro splnění smlouvy, jsou vedle smluvně pověřených zpracovatelů poskytovány v nezbytném/požadovaném rozsahu také

- - a) přímým dodavatelům jednotlivých služeb, zejména zprostředkovatelům zážitků, ubytovacím zařízením, dopravcům, delegátům, průvodcům apod. uvedených na smlouvě, zpravidla v rozsahu titul, jméno, příjmení, pohlaví, věk číslo cestovního dokladu, datum jeho vydání a platnosti, datum narození, kód vydávající země, státní občanství;
  - b) příslušným úřadům pro udělení víz jednotlivých zemí a to v rozsahu dle požadavků takových úřadů vč. příslušných dokladů.

Pokud jsou služby poskytovány dodavateli mimo země Evropského hospodářského prostoru, budou nezbytné osobní údaje předány i do třetí země. Na žádost zákazníka poskytne ExperienCZE informace o tom, zda existuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně dat a dále informace o vhodných zárukách ochrany osobních údajů při předání osobních údajů do třetí země.

11. Poučení, jaká práva máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů

Řádné zpracování Vašich osobních údajů je pro nás důležité a jejich ochrana je naprostou samozřejmostí. Při zpracovávání osobních údajů můžete uplatnit následující práva:

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na potvrzení, zda Vaše osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány a pokud ano, máte právo na poskytnutí informace obsahující: (i) účel zpracování, (ii) kategorie dotčených osobních údajů, které jsou zpracovávány, (iii) příjemce nebo kategorie příjemců, kterým jsou zpřístupněny, (iv) plánovanou dobu, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby, (v) existenci práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování a vznést námitku proti tomuto zpracování; (vi) právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, (vii) informace o zdroji osobních údajů, (vii) informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování, (ix) informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů.

Právo na opravu

Zpracováváme Vaše neaktuální či nepřesné osobní údaje? Změnil/a jste například adresu bydliště? Prosíme, informujte nás prostřednictvím info@experiencze.eu a my osobní údaje opravíme.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

V některých právními předpisy stanovených případech jsme povinni Vaše osobní údaje na Váš pokyn vymazat. Každá takováto žádost však podléhá individuálnímu vyhodnocení, neboť ExperienCZE má právní povinnosti či oprávněný zájem si osobní údaje ponechat.

Právo na omezení zpracování

Máte právo, aby ExperienCZE omezila zpracovávání Vašich osobních údajů, pokud (i) popíráte přesnost svých osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Správce ověřil přesnost Vašich osobních údajů; (ii) zpracování Vašich osobních údajů bylo protiprávní, ale nepožádáte o výmaz osobních údajů, ale o omezení jejich použití; (iii) ExperienCZE již nepotřebuje Vaše osobní údaje pro účely zpracování, ale požadujete je pro určení, výkon nebo obhajobu svých nároků; nebo (iv) jste vznesl námitku proti zpracování svých osobních údajů, a to do doby než bude ověřeno, zda oprávněné důvody ExperienCZE převažují nad oprávněnými důvody zákazníka.

Právo na přenositelnost údajů

Máte právo získat své osobní údaje, které ExperienCZE zpracovává, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a tyto předat jinému správci osobních údajů, pokud (i) je zpracování Vašich osobních údajů založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů; nebo (ii) se zpracování provádí automatizovaně. Pokud si přejete, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné, technické či jiné významné překážky, Vámi určenému subjektu.

Právo vznést námitku

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že zpracování osobních údajů provádíme v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, obraťte se, prosím, na nás a požádejte nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování.

Právo podat podnět či stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů

Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. č.: 234 665 111, webové stránky www.uoou.cz.

12. Kde nás můžete kontaktovat

Pokud máte k této informační povinnosti cestovní agentury ExperienCZE jakékoli dotazy, pokud chcete uplatnit Vaše práva týkající se zpracování Vašich osobních údajů, neváhejte se na nás obrátit, a to na e-mailovou adresu info@experiencze.eu nebo písemně na korespondenční adresu U Školky 318/12, 326 00, Plzeň, Česká republika.

Tento dokument Informace o zpracovávání osobních údajů a poučení o právech v souvislosti s ochranou osobních údajů zákazníků cestovní agentury ExperienCZE je platný ke dni 15. března 2020 a průběžně je aktualizován.